Skip to content

Een jaarplan delen met externen

Een van de simpelste manieren om te rapporteren over jouw jaarplan is het delen van het complete plan. Dit is een makkelijke manier om externen inzicht te geven in jouw plan.

Alle medewerkers in de organisatie hebben natuurlijk toegang tot hun jaarplannen binnen A3 online, maar dat laten we in dit hoofdstuk buiten beschouwing. We focusen ons nu op het delen van het jaarplan met externe personen.

In A3 online zijn er twee manieren om het jaarplan te delen met externen:

  1. Het jaarplan exporteren naar een PDF. Deze kun je vervolgens versturen via de mail, of printen en zo fysiek delen.
  2. Een publieke link te activeren die externen kunnen benaderen zonder in te hoeven loggen.

PDF exporteren

De eerste manier om je jaarplan te delen is door het exporteren van een PDF. Deze PDF kun je vervolgens mailen, of uitprinten en met anderen delen.

Dit doe je als volgt:

  1. Open het jaarplan dat je wil exporteren
  2. Klik op 'PDF/Export' in de menu-balk rechtsbovenin. De knop ligt op en er wordt een instellingen blokje getoond aan de rechterzijde.
  3. Stel de instellingen in zoals je die wenst (zie onder)
  4. Klik op 'Exporteren' om een PDF te maken. Vervolgens kun je er voor kiezen om deze te openen, of op te slaan. De exacte opties zijn afhankelijk van je browser en besturingssysteem.

De PDF export 'customizen'

De PDF export is een directe export van hoe het jaarplan eruit ziet. De opties die je zelf hebt geselecteerd bij het jaarplan zullen ook tot uiting komen in de export.

Je kunt extra opties voor weergave selecteren in het 'Weergave' tabblad.

PDF export instellingen

Voor de PDF export zijn een aantal instellingen beschikbaar die je kunt kiezen:

  • 'Inclusief voorpagina': Als deze optie is aangevikt wordt er een voorpagina meegeprint. Deze voorpagina geeft een korte inleiding o.b.v. de missie en visie en een leeswijzer voor het A3 jaarplan
  • 'Schaal'. Hoe groter het jaarplan, hoe moeilijker deze op de complete pagina past. Door de schaal te vergroten of verkleinen kun je ervoor zorgen dat de tekst op de juiste manier op de pagina past.
  • 'Voorkant achtergrond': Geeft de kleur aan van de achtergrond van de voorpagina
  • 'Voorkant tekst': Geeft de kleur aan van de tekst op de voorpagina. Om e.e.a. leesbaar te houden adviseren wij om hier een andere kleur te kiezen dan de achtergrond.

Een andere optie is om het jaarplan te delen met een publieke link. De demo plannen die beschikbaar zijn op de website van A3 online worden ook met zo'n link beschikbaar gesteld.

Als iemand op de link klikt wordt er een beperkte versie van A3 online getoond met enkel dat specifieke jaarplan.

Let op! Iedereen met de link heeft toegang tot jouw jaarplan. Heb je gevoelige gegevens in het jaarplan staan, dan heeft het de voorkeur om een account aan te maken voor de persoon waarmee je wil delen

Om de link toe te kunnen sturen moet de link eerst geactiveerd worden. Dit doe je door

  1. Het jaarplan te openen dat je wil delen
  2. Rechtsbovenin op 'Meer' te klikken. En vervolgens op 'Delen' te klikken.
  3. Hier kun je het vinkje 'Publiceren via link' aanvinken en op opslaan klikken. Als je dat hebt gedaan verschijnt er de link naar jouw jaarplan.
  4. Je kunt de link kopiëren door deze te selecteren, rechter-muisklik -> 'Kopiëren'. Of door op de knop 'Link kopiëren' te klikken.

Delen de-activeren

Waarschijnlijk kun je nu ook wel raden hoe je de link kunt de-activeren. Dit doe je door in hetzelfde scherm als bovenstaand het vinkje voor 'Publiceren via link' weer uit te zetten.

Als je het delen de-activeert en vervolgens weer activeert wordt er een nieuwe link gegenereerd. Je kunt dit gebruiken om bijvoorbeeld een eerdere link die je hebt gestuurd uit te zetten. De personen naar wie je de link dan hebt gestuurd zullen via de link geen toegang meer hebben tot het A3 jaarplan.