Actiestatus
Een van de belangrijkste dingen tijdens het monitoren van jouw jaarplan is om te weten wat de status van alle acties is.
Wanneer acties achterlopen of niet het juiste effect hebben, kun je samen overleggen welke stappen je kunt zetten om te zorgen dat acties worden uitgevoerd, of bijgestuurd. Je kunt zien of acties achterlopen door te monitoren hoe het met de acties staat en dit te controleren tijdens je A3 Gesprek.
Er twee verschillende manieren om de voortgang van een actie te meten.
- Met status updates. Dit is een update met percentage van voltooing en een update-tekst
- Acties opsplitsen in taken en controleren hoeveel van deze taken al zijn voltooid
Beide opties kunnen tegelijkertijd gebruikt worden.
Status updaten
Wanneer je een actie opent door erop te klikken en de actie heeft een statusupdate, wordt deze weergegeven als:
We kunnen hier zien dat de actie 20% compleet is, sinds 20 januari 2021 en we kunnen de laatste update lezen.
Als we de status willen updaten kunnen we aangeven hoe ver de actie voltooid is en een update geven over de huidige status, zodat collega's deze kunnen lezen. Je kunt de status bijwerken door op 'Status bewerken' te klikken
Hier kun je invullen:
- de datum (de huidige datum is standaard ingevuld). Dit is de datum die wordt getoond onder de actie in de hoofdweergave.
- % Gereed is het percentage dat deze taak is voltooid, vanaf de datum. Wanneer dit is ingesteld op 100%, wordt de actie als voltooid gemarkeerd.
- Commentaar Hiermee kun je een textuele update geven die collega's kunnen lezen.
In de historie-tabel aan de onderkant kun je de historie van statusupdates zien. Dit betekent dat je gewoon iets kunt schrijven over wat relevant is voor de huidige situatie. De volledige geschiedenis van alle opmerkingen zal altijd in die tabel worden getoond, dus je hebt altijd inzicht.
Wanneer je klikt op 'Nieuwe status opslaan', wordt de status opgeslagen en rechtstreeks in de historietabel weergegeven.
U kunt op 'Terug' klikken om terug te gaan naar de actie of het scherm sluiten door op het kruisje in de rechterbovenhoek te klikken.
Status-update in het A3-jaarplan
Op het weergave tabblad kunt u ook 'Huidige voortgang' selecteren Dit is standaard uitgezet, omdat het vrij veel ruimte kan opnemen in het A3 jaarplan. U kunt de voortgang van het bekijken van de actie mogelijk maken door op 'Weergave' te klikken -> Optie 'Huidige voortgang' aan te zetten (de op één na laatste optie onder Acties).
Dit maakt voortgansbalkjes zichtbaar voor alle acties in het A3 jaarplan. Hiermee kun je snel de status van alle acties in het A3-jaarplan bekijken.
Monitoren met taken
Een andere optie om uw actie te bewaken is door taken te gebruiken.Dit werkt goed als
- Voor elke actie split je het in verschillende kleinere taken
- Deze taken hebben een toegewezen streefdatum, om een goede operationele planning te creëren
- Wanneer een taak is voltooid, wordt deze als zodanig in A3 online gemarkeerd.
In dit voorbeeld hebben we drie taken, waarvan de eerste is voltooid.Omdat elke actie een streefdatum heeft, kunnen we snel zien of we op de goede weg staan, wanneer u nu de huidige datum bent.
Als je ook 'Taken' aan vinkt, zie je ook de voorgang van de verschillende taken in het A3 jaarplan. De afgeronde taken zullen dan weergegeven worden met een streep erdoor om aan te tonen dat deze voltooid zijn.